EBP Envoyer Factures et Devis par email : Avec EBP, vous pouvez envoyer vos factures et vos devis par email automatiquement sans préalablement exporter le devis ou la facture. Cela évite différentes manipulations fastidieuses et vous fait gagner du temps. Vous pouvez également personnaliser l’email envoyé par EBP.
EBP vous permet de configurer un serveur SMTP pour envoyer vos documents avec votre propre email. Si vous utilisez une adresse email Orange ou Gmail, Outlook ou encore une adresse email professionnelle, vous aurez la possibilité de la configurer. Voici comment procéder :
Au Sommaire
Configurer le serveur SMTP dans EBP
Ouvrez le logiciel EBP et entré dans le dossier d’entreprise concernée. Nous basons notre exemple sur la Version EBP auto-entrepreneur mais la configuration ne change pas suivant la version de EBP que vous utilisez. Une fois EBP ouvert,
- Cliquez sur Paramètres dans le menu du haut
- puis sur Société et enfin Email.
- Dans la nouvelle fenêtre ouverte, cliquez sur Paramètres dans le menu de gauche
Nous allons maintenant configurer la méthode d’envoi d’email par EBP. Pour utiliser votre adresse email, il nous faut configurer le serveur d’envoi. Dans notre exemple, nous utilisons une adresse GMAIL.
- Dans le menu Fournisseur par défaut, choisissez SMTP
- Dans la zone serveur, écrivez : smtp.gmail.com si vous utilisez une adresse @gmail.com.
Si vous utilisez une adresse orange, indiquez smtp.orange.fr - Dans le champ adresse de messagerie, indiquez votre adresse email
- Cochez la case envoyez les e-mails au format HTML
- Cochez ensuite la case : le serveur SMTP nécessite une authentification
- Indiquez une nouvelle fois, votre adresse email dans le champ utilisateur
- Renseignez maintenant le mot de passe associé à votre adresse email (celui que vous utilisez pour accéder à la boite de réception de vos emails)
- Pour méthode d’authentification, choisissez automatique
- A sécurité, choisissez automatique également
- Pour celles et ceux que utilisent GMAIL, il faut autoriser l’utilisation des serveurs distant dans votre compte Google.
Pour cela, rendez-vous sur votre compte Google https://myaccount.google.com/ - Allez ensuite sur sécurité
- En bas de page, dans la section Accès moins sécurisés des applications
- Cliquez sur le lien bleu pour activer l’accès
- Validez votre choix en mettant le curseur vers la droite
Tester l’envoi d’Emails dans EBP
Maintenant que le serveur SMTP dans EBP est configuré, nous allons pouvoir le tester.
Pour cela :
- Retournez dans Paramètres -> Société -> Emails
- Dans le sous menu, cliquez sur paramètres puis sur Tester les paramètres SMTP
- Dans la nouvelle fenêtre, indiquez une adresse email autre que celle de votre entreprise. Par exemple votre adresse e-mail personnelle.
- Cliquez sur le bouton Envoyer.
- Si vous avez correctement suivi le tutoriel, EBP va vous informé qu’il a envoyé un email de test avec succès.
Vous pouvez maintenant utiliser la fonction Envoyer par E-mail dans EBP pour envoyer vos factures et vos devis à vos clients sans perdre de temps.
Personnaliser l’email envoyé par EBP
Quand vous envoyez vos factures et devis via EBP, un message basique est ecris par défaut. Vous pouvez personnaliser le message par défaut pour y ajouter une formule de politesse par exemple ou tout autre complément. Pour cela, Cliquez sur Paramètres -> Société -> E-mails.
Dans la zone documents vous pouvez améliorer le message type :
Veuillez trouver ci-joint le document {#TypeDocument#} n° {#NoDocument#}
Nous largement améliorer ce message en utilisant les variables générées par EBP. Par exemple en ajoutant la variable Prénom, on peut débuter débuter l’email par Bonjour {#Prenom#} , Ce qui donnera Bonjour Luc si le prénom du client est Luc …
Il suffit de faire appel à son imagination ou à sa secrétaire ….
Pour ajouter une variable dans le message, c’est simple.
Il vous suffit d’ouvrir le + vert en face de variable.
Dans le menu déroulant, cliquez sur la variable de votre choix, elle s’ajoutera automatiquement dans le contenu de votre message.
Grâce à ce système de variables, vous pouvez aller très loin dans la personnalisation de l’e-mail envoyé par EBP.
